エクセルで作った住所録を、ワードの葉書宛名で使う

ワードは、住所録のような表物を作るにはむきません。並べ替えやフィルターなど、エクセルのデータベース型で住所録は作った方がいろいろ使えます。エクセルで、住所録を作るときは、項目行を1行・あとはデータ行を1件1行の形式で作ります。宛名印刷に使う場合は、住所は最低2行に分けること、郵便番号を入れること、姓・名を分けることなどが必須条件です。連名を入れておけば年賀状などにも使えます。

これができているものとして説明します。ワードの「葉書宛名ウィザード」を起動します。

葉書宛名ウィザードの起動  ツール・葉書と差し込み印刷・葉書印刷をクリックします。

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宛名面の作成をクリックします。実は、文面も簡単に作れます。

ウィザードとは、魔法使いのことですから、後は次へ・次へをクリックしていけば、魔法のように簡単に作れるはずですが、途中の選択肢をよく見ながら進んでください。

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縦書きと、文字のフォントを選ぶことを忘れないように。後からもできますが、面倒です。

差出人情報を入れる

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アドレス帳を選ぶ ここが肝心です。どこの、なんと言うエクセルファイルか確認しておきます。

ここでは、デスクトップの 住所録.xls を使います。

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他の住所録を差し込むにチェックを入れ、参照ボタンをクリックします。MyDatasourceが開きますが、デスクトップボタンで場所を変えて、目的のエクセルファイルを選択します。

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シートを聞いてくるので、選択してOKをクリックします。

通常は、自動で項目を選択してくれますが、住所2の位置や連名を入れる場合直さないといけない場合があります。それらは後で設定します。

Image6 これで完了すると、宛名の入った葉書が表示されます。

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ここで、4-15-1の住所2の部分を選択して、ドラッグして左のマスに入れます。

これで住所2の位置が修正できます。場所は、下の方が良いので、選択して下詰めに変更します。

実は、2行目のマスは、会社名・役職などが入る場所なので、役職名を住所2にしても良いのですが。

住所録に、会社名・役職などがあれば、1行目に住所1と2が2行入るままでも構いません。

どういうわけか、連名が無視されて入らないようなので、必要なら後で追加します。

 

差し込み印刷ツールバーの表示 表示・ツールバー・差し込み印刷にチェックを入れます。

Image8 通常は、自動で表示されますが、無ければ自分で表示します。ここの送りボタンで宛先が変更できます。データ・フィールドの一致で、住所2や連名の項目を直します。

Image10 エクセルの住所録の項目名を、これと同じにしておけば、自動で認識されます。列の順番は自由で構いません。

差し込み項目の追加 連名用の差込フィールドを追加します。

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ボタンの位置が分かりにくいですが、「差し込み印刷フィールドの挿入」という文字が出るボタン(Wordフィールドの挿入ではなく、その左のボタン)をクリックします。

予め、姓・名の入っている箱を選択した上で、連名を選んで挿入ボタンをクリックすると、連名のフィールド(場所)が追加されます。

不要なフィールドは、選択してデリートで削除しておきます。しなくても構いませんが・・

エクセルで住所録を作っておけば、このように他のソフトで利用できます。しかし、ワードで作った住所録はワード以外では利用できませんし、追加・削除などの編集が大変です。

ワードの葉書宛名印刷ウィザードは、昔のワード95からありましたが、さすがにワード2003のものは進化しているようです。途中で郵便番号が5桁から7桁に変わり、対応が遅れたことで、殆ど使わなくなりましたが、久しぶりに使うと便利に使えそうです。

Xpのシェアが50%を切る

 WindowsXpは、2002年に発表され、今年で9年間使われてきました。コンピューターの世界は「Dog Year(犬の年齢)」と言われ、1年で7歳年をとると言われています。従って、WindowsXpは63歳なのです。これまでのWindowsの3倍以上の期間使われてきました。サポートも2014年4月まで延長されています。このまま行けば、84歳の天寿を全うするのかもしれません。子供のWindowsVistaはすでにサポート終了を向かえ、孫のWindows7がシェアを伸ばしています。
 2011年の8月までは、Xpが50%、7が29%でしたが、10月にはXpは50%を切って46%、7が33%に延ばしてきました。来年の4月には逆転するでしょう。選手交代の時期は迫っています。
 それでもXpを使い続けていますが、さすがに最近は障害が増えてきています。WindowsUpdateをインストールするたびに、ディスクの空きが減り、起動が遅くなり、何よりもインターネットが遅くなってきました。Microsoft社も、ここまで長く使われるとは想定していなかったので、新しい時代の規格の中で何とか使えるようにするupdateも限界なのでしょう。ハードディスクがGB(ギガバイト)からTB(テラバイト)に変わり、RAMメモリーもMB(メガバイト)からGBの単位に増えています。これらは基本の性能なので、部品交換では対応できません。ディスプレーを買い換えたくとも、今の製品は地デジスタイルの横長がほとんどで、この横長のディスプレーに対応するXpパソコンは殆どありません。希少な4:3の四角いものを買わないと、ゆがんだ画面で使うことになります。
 Win坊のメインのコンピューターは、2004年4月に購入したもので、既に7年ものになっています。この間、ハードディスクは交換し、メモリーも2GBまで増やしていますが、さすがに老化が目立ち、起動するのに10分くらいかかります。起動時にインストールされるドライバのどこかに問題があるようで、音が正常に出ないことが2回に1回あります。10分かかるといっても、3・4分で使用可能にはなりますが、ハードディスクがカリカリなっている起動途中で操作すると、こうしたトラブルが起こり、再起動しないといけなくなります。そこで、最近は、いったん起動したら1週間はシャットダウンしないようにしています。使用後に、スタンバイモードにして、殆ど電源を使わないモードでとめています。今までは、スタンバイは、トラブルを嫌ってあまり使わなかったのですが、結構使えます。節電にもなります。
 ハードディスクのメインテナンスで、最近実行したのは、Cドライブwindowsの中にある、KB****.logというアップデートの履歴ファイルです。これはWindowsUpdateがインストールされるたびに作られ、問題が起きてUpdateを削除するときに使われるようですが、大量にあるlogファイルは、ハードディスクの無駄になっています。念のため、ごく最近のものを除いてすべて削除しました。
 もう一つは、ちょっと面倒ですが、テンポラリーファイルの削除を実行しました。これは、キャッシュファイルと言って、起動時によく使うものはまとめて読み込むために、1ヶ所にまとめてあるものです。これが壊れると、デスクトップのアイコンやフォントが変わってしまったり、ドライバが壊れたままになっている場合があります。いったん削除すると、起動時に読み直して再編成するので時間がかかりますが、テンポラリーフォルダには使われていないものや壊れているものがあるので、きれいにしておくと良いでしょう。

電子書籍は普及するか?

メディアのデジタル化は、パソコンやスマートホンなどの普及に伴って、必須の環境になりつつあります。しかし、従来のメディア環境を維持したい勢力によって、普及が制限される状況が続いています。例えば、音楽メディアですが、レコード盤がデジタルデータのCDに変わったときも、コピーを防ぐための様々なルールのために抵抗がありました。今は、そのCDも売れ行きが落ちて、インターネットでの配信というダウンロード販売が多くなっています。「デジタルデータは完全なコピーが作れる」という理由で、著作権を保護したい業界がブレーキを踏みますが、本当にそうでしょうか?
レコード盤は、マスターと比べれば音質が落ちたものを、針で引っかいて音を出すので、それをコピーされても安心というのが理由でした。CD版はデジタルデータなので劣化が無いから、コピーされては困ると考えたのです。しかし、デジタル化する際に制御可能な品質劣化は起こります。ビットレートを落とせば、劣化するのです。再生側がどんなに頑張っても、劣化した音質は戻せません。レコード盤時代のオーディオマニアが激減した理由がそこにあります。デジタルデータは、もともとオリジナルよりは品質は落ちるのです。ただ、コピーを作れば、永久にその品質で残せるというメリットはあります。
テレビも遂にデジタル化されました。地デジ化で買いかえなくてはならなくなったのは、テレビだけでなく録画機もそうです。この録画システムも、保護のため大きく変わっています。録画したものを、他人に紹介はできません。外に出すには制限がかかっています。自分だけで見るにしても、別の環境で録画したものを再生することは、簡単にはできなくなりました。
こうした中で、電子書籍というものが出始めています。出版会という最も保守的な世界が、重い腰を上げて、デジタル化した書籍をパソコンなどの端末で見られるように販売しています。Win坊は、これが普及するとは、とても思えません。書類自体を電子化するのは普及していくでしょう。しかし、著作権で保護された本を電子化することは、どうでしょうか。勿論コピーできないようにしてありますし、実はデータは画像なので、文字を一部コピーすることも出来なくなっています。紙でない媒体で、文学作品を読むニーズがそんなにあるとは思えません。文字よりも画像がメインになっている漫画くらいでしょう。ipadなどの端末で、最も多く読まれるのが漫画の電子書籍だそうです。これなら、電車の中で読んでも格好良いかもしれませんが。しかし、デジタルの画像なら、静止画である必要は無いと思います。
ipadなどの端末の環境が整ったので、本を買って、これを自分のために電子化する人も増えています。これには、本をばらばらにしてスキャナーで読み込み、特別なソフトで変換することが必要なので、時間もコストもかかります。これを代行する「自炊」というサービスがあるそうです。これについて、さっそく出版界が反応しました。自分で買った本を自分がスキャンするのはしかたないとしても、これを仕事として代行することは許せないと訴えています。
もともと他人の著作物を、「出版」という形で世に出してやることで権威をかざし、「再販禁止」という法律で価格を統制してきた出版界にとって、電子書籍は大きな障害なのです。出版・配本というシステムを壊さない限り、電子書籍は普及しません。新聞・雑誌・書籍の世界が電子化するとしたら、犠牲の大きい革命を起こさないと進まないでしょう。紙と同じくらい薄いディスプレーもできています。これが普及すれば、森林破壊をしない出版が可能になるのですが。

スマートホン・大ブームですが・・

携帯をスマートホンに替える人が増えていますね。コマーシャルも盛んで、iphone系・docomo系・その他系も、スマートホンを便利に使うコマーシャルを流しています。普通の携帯でも、デジカメやインターネットやメールが使えるのは変わりませんが、スマートホンと携帯は、どこが違うのでしょうか?Win坊自身も3年前、携帯をムーバからフォーマに変える際に、スマートホンに替えました。当時は、iphoneが主流で、こちらにするには電話会社も変えなくてはなりませんでしたので、東芝製の端末でdocomoのスマートホンを選びました。
docomoは若干遅れていて、スマートホン=imodeが使えないということで、imodeメールも使えないものでしたが、もともとインターネット接続に携帯電波を使う気はなかったので、必要なときにはwifiで繋ぐつもりでいました。実際には、Wifiは自宅以外殆どアクセスポイントが使えず、スマホなのにメールやインターネットは殆ど使いませんでした。
後悔しながらも、新製品が出るたびに研究してきましたが、結論は「スマホは無意味」というものでした。その理由は、いくつかありますが、最大のものは「バッテリーが持たない」というものです。特に、Wifi電波を使う場合は数時間しか持ちません。携帯電波を使う遅い・高いインターネット接続なら、倍近くは持つでしょうが、携帯電波でのインターネット接続は、電話回線と共用するADSLのようなもので、自宅の光インターネットに近い高額なパケ放題を申し込まないと使えないものです。高速=高消費電力ということで、Wifiの無線LANは携帯の小さなバッテリーでは無理があります。iphoneが採用している小型原子炉のような危険なリチウムポリマーバッテリーが必須になります。それでも、数日は使えるというレベルではなく、毎日の充電が必要になります。
スマホは、通常のページが見られるように、極力画面を大きくし、そのためキィボードはありません。液晶画面に映し出されるキィボードを指でタッチしてダイヤルしますが、この液晶が外の明るい場所では見えないのです。バックライトで裏から照らしてみる方式は、どんなに頑張っても直射日光の下では見えなくなります。見やすくするため明るくすれば、バッテリーはすぐ無くなります。30秒で消える省エネモードでは、ダイヤルしているうちに消えて見えなくなったりします。かかってきた電話を受けるにも、液晶が見えないと受話器も取れません。私の端末は、こういう場合に「シェイクオン」という振って起動させる機能があるのですが、これは1週間でやめました。歩いているとき電話がかかると、その振動で受話器ONになってしまうのです。そしてONになってしまうと、タッチパネルに当たるポケットの小銭でクリックしまくりになり、勝手に電話をかけてしまうこともありました。今は、サイドの機械式ボタンを押さないと電源が入らないようにしていますが、このボタンが目立たないように付いているので、見ないと押せません。
スマートホンは、操作性やアプリケーションのために、それなりのOSが入っています。私のものはwindowsです。これが生意気に、よくハングします。他のOSのスマートホンも、この点は同じようです。スマートホンがハングすると、電源長押しで切ろうにも、「切りますか?(ハイ)」の液晶キィボードも効かず、結局は電池を抜いて再起動しないといけません。電話がかかってきて、あわててボタン操作をしたりしているときにハングすると悲惨です。インターネットやワード・エクセルなどのアプリ起動中は、ハングする前に「メモリーが足りません」と悲鳴を上げます。消費電力を抑えるためにメモリーは少ないのです。
マウスの変わりに、画面を指でドラッグ・クリックなどしなければなりませんが、これにスクロール(指ではじいて飛ばす)が追加され、、1本の指でこの3つの操作は、マウスより難しもので、多分40代以上には練習してもできないでしょう。インターネットは、常時接続しているから便利なのです。しかし、そのためには接続料金と接続スピード・バッテリーの持ちを大幅に改善しなければ、skypeやナビなどの便利機能は使えません。キィボードの変わりになる音声入力など、高性能のパソコンでも満足にできなかったものが、こんな小さな端末でできるとは思えません。期待のOSアンドロイドは、まだ3歳(バージョン3)です。せめてあと5年・小学校に入学できるくらいにならないと・・。Win坊の周りでは、買った人の8割が後悔しています。電話とパソコンとデジカメと音楽プレーヤーは、別々に買った方が遥かに便利です。「別々に買うより安いから」とスマートホンを買うなら、後悔は必須です。