Excelで、宛名ラベル作成

Aoneの宛名ラベル用紙は、無料ソフト「ラベル屋さん」を使えば、簡単に作れます。しかし、バージョンが変わるごとに、以前のデータが使えなくなります。用紙の規格が変わるから、というものでもなく、古いソフトはダウンロードもできなくなり、パソコンが変わるたびにデータを作り直す必要があります。そこで、エクセルで作った住所録データを、エクセルでラベル印刷を作ってしまう方が便利です。

●セルのサイズをラベルシート印刷用に用に設定する

シートに12枚(2列・6行)の宛名ラベルを配置するのに、複数のセルを組み合わせるのは面倒ですし、印刷した時のサイズ調整が難しくなります。セル一つにまとめることで、扱いが楽になります。この形を最初に設定しておきます。

ABの境をドラッグし、セルの横幅を46.13(374ピクセル)に広げます。

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高さは、140.25(187ピクセル)にしますが、3と4(行)の境界をドラッグします。

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1行から3行は、印刷範囲外にして設定用のデータを入れることにします。

これらの幅や高さは、Aと3に保存されています。Aを選択し、コピーすると幅の値がコピーされます。これをB1を選択して貼り付けます。A3を選択してコピーし、B3に張り付けても横幅は広がりません。

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次に、4行を選択しコピーし、A5に貼り付けます。これで、2つ並んだセルの高さを含めてコピーされ、5行目が同じサイズになります。

同様に、6・7・8・9に貼り付けることで、12個のセルが同じサイズになります。

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●印刷の設定をする

A3からB9を選択し、ページレイアウトの印刷範囲の設定をクリックし、さらに印刷タイトルでシートの項目の、印刷の枠線をチェックします。これは、完成後はチェックを外します。

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次に、同じページ設定の余白を開きます。ページレイアウトの余白は、使いにくいのでここの余白で設定します。同様に、ページの項目で、次のページ数に合わせて印刷にチェックを入れます。印刷プレビューボタンを押すと、印刷メニューに移動します。

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*この設定をした後で、実際に試し印刷した後で再調整が必要になる場合もあります。調整用の「枠線印刷」なので、最後はこのチェックを外します。エクセルのバージョン・インストールしたプリンターの性能によって、若干の調整は必要です。

●住所録シートの追加

このシート名を、「ラベル2×6」に変えて、新しいシートに、作ってある住所録シートを張りつけます。

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住所録は、どんな順番でも構いませんが、ラベルに必要な列は、名前・郵便番号・住所1・住所2(長いものは、2行にするため分けておく必要がある)、電話番号(なくても良い)です。

ラベルを作るものは、手動で12件「ラベル(2×6)」シートの12行目以降に12行貼り付けます。

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マクロを使わず、必要なものをその都度住所録からコピー貼り付けします。ラベルを2枚ずつ作りたければ、同じものを2行貼り付けます。また、貼り付けたものを直して印刷することもできます。直接住所録を使うわけではありません。勿論、見るためのものではないので、列幅は直しません。

●ラベルに、テキストボックスを挿入し、読み出す座標を設定する。

A3のセルを使って編集し、完成したら残りのセルにコピーして同じ形式に作ります。

A3を選択して、挿入メニューから、横書きテキストボックスを挿入します。このメニューは、エクセルのバージョンが上がるたびに、右端に移され、使いにくくされています。図は、エクセル2016のもので、2010とも2013とも異なります。

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十字のカーソルをドラッグして、箱を作ると、すぐにテキスト入力モードになるので、郵便を入れて変換すると〒記号が選べます。ここは、この一文字だけなので、箱の大きさを調節して、選択枠線の上で右クリックし、図形の書式設定で枠線を無しにします。

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この右に新たなテキストボックスを作ります。位置は、あとでドラッグして調整できるので、適当に作ります。しかし、今度は文字は入れません。数式バーの中をクリックして、半角のイコールを入れます。

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ここで座標を入れますが、貼り付けた住所録データの一行目の郵便番号の場所をクリックします。座標が入ったら、エンターキィで抜けます。

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これで、文字が入ります。書式設定で、仙名氏を選んでください。

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この方式で、テキストボックスに=座標を入れれば、貼り付けたデータが変われば、中身が変更されます。イコールを使っていますが、関数ではないので、=”〒”&$C$12のような式は使えません。座標一つだけです。この方式で、住所1と住所2を作ります。文字の大きさを変更しておくと良いでしょう。殆どは、住所1だけで間に合いますが、長い住所表示ははみ出るので、1と2に分けます。1は大きく、2は小さくします。

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テキストボックスの文字サイズは、ホームメニューで変更します。

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名前の敬称は、変更するかもしれないので、B1に書き込んだものを参照するようにします。こうすると、殿や御中なをで使う場合、B1を書き換えれば良いようにしておきます。

テキストボックスの位置や大きさを調整し、完成したら、A4のセルを選択してコピーし、B4に貼り付けます。セルを選択する際、テキストボックスの選択にならないよう注意してください。

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今度は、4行を選択してコピーし、5・6・7・8・9行に貼り付けていきます。

これで、同じものが12枚作れます。

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●リンク先の変更

これでは同じものしかできませんが、リンク先のアドレスを変更すれば、他の行の宛名を選べます。残念ながら、座標は自動では変わりません。

B3の、郵便番号のテキストボックスを選択し、数式バーの座標のアドレスを行だけ一つ増やします。書き換えたら、エンターで抜けます。

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同じく、住所1・住所2・氏名・電話番号を変えていきますが、このとき文字サイズは戻ってしまうので、いちいち直さないといけません。これが面倒なので、サイズ変更は最小限にします。

右は、座標を変えた直後は、標準の11に戻っています。

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座標変更と、文字サイズ変更をすべて終えたら完成です。

●テスト印刷と、ファイル保護

枠線は、テスト印刷でラベル位置にきちんと合っているか、どこを変えたら良いかわかるようにするためです。実際の印刷は、チェックを外して、枠線は印刷しません。

また、ドラッグでセルのサイズが変わってしまわないように、表示メニューで見出しのチェックを外します。こうすると、せっかく合わせたセルサイズを不用意に変更しないようにできます。

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印刷の調整は、上余白と左余白で位置合わせをすれば、セルのサイズは規定値で行けるはずです。しかし、使うプリンターやOS・エクセルのバージョンなどの環境で若干調整が必要になる場合もあります。