エクセルで作る住所録

　エクセルで住所録を作っておくと、色々なソフトへデータを送れます。宛名印刷ソフトで作ったものは、そのソフトでしか使えないことが多いのです。この住所録と、宛名印刷を一つのブックにまとめておくと便利です。

★データベース型の表

　１行目に項目名を並べ、以下の行に同じスタイルでデータを並べ、１データ＝１行にしたものを、データベース型の表といいます。
　住所録の基本データとして、図のような項目を列にします。１列目のＮｏは、後で並べ替えをしたときに、最初に作った順に戻すときのために入れておくと良いでしょう。
　見やすくするため、Ｃ３のセルを選び、ウィンドウメニューのウィンドウ枠固定を実行しておくと、これより左上の項目が、スクロールの際にも隠れません。

★オートフィルタ

１行目にカーソルを置き、データメニューのフィルタ・オートフィルタを選ぶと、図のように各項目毎にボタンが並びます。
このボタンをクリックすると、データをふるい（フィルタ）にかけることができます。
備考欄などに種別を入れておけば、瞬時にふるい分けできます。

★宛名印刷とのドッキング

　同じブックの別のシートに、葉書宛名印刷用の書式を作っておきます。
印刷に使うＡ１からＨ４の範囲を選択して、ファイルメニューの印刷範囲設定を実行します。

この印刷範囲外の所に、住所録データの氏名から住所３までのデータをコピーします。図のように、幅が狭くて表示されなくても構いません。例では、Ａ７からＥ７に１件コピーしました。

Ｄ３には＝Ａ７、Ｈ３には＝Ｃ７というように、式を入れます。７行目に入ったデータが、葉書の宛名のセルに入るようにします。　住所３が空欄の時、Ｆ３に０（ゼロ）が表示されることがあります。

このような場合は、Ｆ３に次のようなＩＦ関数を入れます。
　＝ＩＦ（Ｅ３＜＞””，Ｅ３,””）・・Ｅ３が空欄でないときはＥ３を、そうでないときは空欄に、という意味です。
または、書式で０を表示しない設定をしておいても良いでしょう。

★オートマクロによる、マクロ作成

　例えば、ｓｈｅｅｔ１に葉書宛名印刷、ｓｈｅｅｔ２に住所録があるとします。
ｓｈｅｅｔ２で、印刷したい人の名前のセルを選択し、ボタンを押すと、そこから右に５つのセルを選択し、これをコピーして、ｓｈｅｅｔ１のＡ７にコピーする、という作業を自動化するとします。

ｓｈｅｅｔ２のＢ５を選択してから、ツールメニューのマクロ・新しいマクロの記録を選択します。
ここからは、全て記録されるので失敗できません。ｓｈｉｆｔキィを押しながら、右カーソルキィを４回押してＦ５まで選択します。
これをコピーし、ｓｈｅｅｔ１に移動し、Ａ７を選択して貼り付けます。
ここで、マクロの記録を終了させます。

これで、図のようなマクロが記録されます。

★マクロの編集

このようなマクロは、ビジュアルベイシック（ＶＢ）というプログラム言語で書かれており、これを自動的に生成するものが、オートマクロ機能です。
これは、エクセル９５では、自動的に挿入されたｍｏｄｕｌｅシートに書かれており、すぐに確認できます。
エクセル９７では、ツール・マクロ・マクロの編集で選択し、表示します。
実は、自動生成されたマクロは、修正しながら使わないと、思った通りに動いてくれないことが多いのです。
１行目を図のように直し、７行目を追加します。

自動生成されたマクロの１行目は、たまたまカーソルのあったＢ５からＦ５が選択されています。
これを、ＡｃｔｉｖｅＣｅｌｌ．Ｒａｎｇｅ（”Ａ１：Ｅ１”）．Ｓｅｌｅｃｔと書き直すことで、相対座標指示になり、「カーソルのあった場所から横へ５つ選択する」という意味になります。
ＶＢ言語は、オートマクロで作り意味を考えているうちに、何となく分かってきます。初めから長い操作を記録させず、短く分けながらマクロを作り、後で一つにまとめる、というのも良い方法です。いずれにしても、自動で作ったものは、使い道も限られます。マクロを表示し、カーソルを移動して半角で、スペルを間違えないように記入し、編集します。

★マクロの実行・ボタンを作る

　マクロの実行は、ツールメニューのマクロ・マクロの実行でできます。ただし、このマクロは、住所録の氏名欄のどこかにカーソルを置いてから実行しないと、エラーになります。

いつもこの操作をするのは面倒だ・・、というとき、この操作をボタン化して、クリック操作で実行できるようにすることができます。

マクロが正しく機能することを確認したら、表示メニューでツールバーからフォームのツールバーを選びます。

左がエクセル９７・右が９５のものですが、ツールバーなので横一に表示されることもあります。

上から２列目左のボタンをクリックして、シートのどこかにボタンを作ります。大きさや位置は、後で変更できます。ただし、住所録のシート上に置かないと、使いにくいでしょう。

　ボタンができるとすぐに、このボタンをクリックしたときに実行するマクロを聞いてきます。先ほど作ったマクロを選択します。

確定したボタンは、右クリックすると編集できます。ボタンの名前をドラッグして選択し、宛名印刷という名前を付け、大きさを調整して、Ｂ１の氏名欄に置いたものが、下の図です。
Ｂ列の名前を選択して、宛名印刷ボタンをクリックすると、宛名印刷データが作られます。
　このようにすれば、オリジナルな宛名印刷ソフトが作れます。マクロの作り方は、若干経験が必要ですが、オートマクロで作って修正することで、比較的簡単に作れるようになります。

マクロは、エクセル９５の方が作成も編集も、易しいようです。エクセル９７は、関数もマクロも、ちょっと敷居が高くなったようです。エクセル９５を使っている人は、９７にするまえに、是非マクロを習得しておくと良いでしょう。

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