ラベル印刷

addressという名前のシートに、以下のような住所録データが入っているとします。これを、index関数を使って、宛名ラベルに印刷する方法を紹介します。葉書宛名印刷の応用ですが、同じ形式の宛名印刷が複数並ぶので、関数をコピー・貼り付けしやすいように、セルや範囲に名前をつけておきます。

■このシートの2行目以降を選択し、addという名前をつけておきます。これは、後で関数を書き込むときに、コピー・貼り付けしても座標を変えないためと、index関数の相対座標を決めやすくするためです。

index(add,1,2)は、選択範囲の1列・2行である、B2の「曙 太郎」になります。

■次に、label1という名前のシートを挿入し、ここに1ページ8件分のラベルのフォームを作成します。

1件分のデータは、郵便番号・住所1から3・名前の4つのセルで構成され、これが2×4に並ぶようにします。
F3からG6には、1ページ分の索引の表を作り、あらかじめ印刷したいデータの番号を入れておきます。
さらに、この4つのセルには、nb1・nb2〜nb7・nb8の名前をつけておきます。これも、関数の表記を簡単にし、コピーしやすいようにするためです。

B6は、index(add,nb1,2)の名前に、「  様」を付けるために、concatenate関数で繋ぎます。

同様に、B2からB5に以下の関数を書き込みます。B6は、太字にしました。

■B2からB6のセルを選択・コピーし、D2に貼り付けます。以下同様に、B8・D8と貼り付けていきます。
このとき、ラベルとラベルの間は1行空けておきます。また、貼り付け後に、関数の中のnb1の部分を、nb2・nb3のように書き換えます。特定のセルに名前をつけてあるので、コピー・貼り付け後の修正が楽になります。

■これで、印刷Noの表中の数字を書き換えると、その位置のラベルが作られます。
印刷範囲を設定し、使用する用紙にあわせて、ラベル間の行・列の幅を調整して印刷します。

元になる住所録データの形式や、使用するラベルシートにあわせ、変更してください。お勧めは、A4の剥離シートで、カットされていないものに印刷し、はさみで切り取る方式です。この方が自由度は大きく、コストも抑えられます。

*サンプルのエクセルファイル(26.5KB)は、ここからダウンロードできます。

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